Товарний та фіскальний чеки – в чому різниця?

Коли ми щось купуємо, продавець часто видає нам паперовий документ.  У світі торгівлі та обліку документів часто виникає плутанина між товарним та фіскальним чеками. Обидва підтверджують факт купівлі-продажу, але їхня юридична сила та призначення суттєво відрізняються. Щоб уникнути помилок у звітності та не отримати штраф, важливо розуміти, що таке фіскальний чек, як виглядає фіскальний чек зразок, та якими є вимоги до фіскального чеку. У цій статті ми розглянемо основні різниці між ними та надамо приклади зразку фіскального та товарного чека, розповімо основні помилки, яких слід уникати при роботі з ними. 

Що таке товарний чек?

Товарний чек — це нефіскальний документ, який підтверджує факт купівлі товару або отримання послуги. Його зазвичай видає продавець покупцю у разі розрахунку без використання РРО або ПРРО, або як додатковий документ до фіскального чека. У товарному чеку вказуються назва товару, кількість, ціна, дата продажу та реквізити продавця. Він не є фіскальним документом, однак часто використовується для бухгалтерської звітності, обліку витрат або гарантійного обслуговування. Усі зразки товарного чеку можна створювати вручну або за допомогою автоматизованих систем, які також підтримують електронні чеки та повноцінну фіскалізацію.

Товарний чек є внутрішнім документом продавця та важливим інструментом для покупця, щоб мати підтвердження здійсненої покупки. Він може слугувати основою для повернення або обміну товару, а також для ведення обліку особистих витрат.

Вимоги до товарного чека

Хоча законодавство не встановлює чіткої уніфікованої форми для товарного чека, існує ряд обов’язкових реквізитів, які роблять його юридично значущим та інформативним.  Товарний чек зразок заповнення: 

1. Назва документа: “Товарний чек”.
2. Найменування, адреса та ідентифікаційний код (ЄДРПОУ/РНОКПП) продавця: Ці дані дозволяють чітко ідентифікувати сторону, що здійснила продаж.
3. Дата видачі чека. Вказує на момент здійснення господарської операції.
4. Перелік проданих товарів (наданих послуг). Детальний опис кожного найменування.
5. Одиниця виміру (за потреби): штуки, кілограми, метри.
6. Кількість: Кількість придбаного товару або обсяг наданої послуги.
7. Ціна за одиницю: Вартість однієї одиниці товару або послуги.
8. Загальна сума до сплати. Сума вартості всіх придбаних товарів або наданих послуг.
9. Підпис особи, яка видала чек (продавця або уповноваженої особи). Підтверджує достовірність наданої інформації.
10. Печатка продавця (за наявності). Додатково засвідчує документ.

Відсутність хоча б одного з цих обов’язкових реквізитів може призвести до того, що товарний чек буде визнано недійсним.

Як правильно оформити товарний чек?

Оформлення товарного чека не є складним процесом, але вимагає уважності. Ось кілька простих правил:

1. Заповнюйте всі обов’язкові поля. Переконайтеся, що всі необхідні реквізити чітко та розбірливо внесені до чека.
2. Деталізуйте перелік товарів. Чим докладніше буде описано кожен товар, тим легше буде уникнути непорозумінь у майбутньому.
3. Перевіряйте суми. Упевніться, що ціна за одиницю, кількість та загальна сума розраховані правильно.
4. Використовуйте чіткий друк або пишіть розбірливо. Інформація на чеку має бути легко читабельною.
5. Зберігайте копію. Продавцю рекомендується зберігати копію виданого товарного чека для внутрішнього обліку.

Що таке фіскальний чек?

Фіскальний чек – це розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій (РРО), тобто касовим апаратом, або програмним РРО. Його головна особливість полягає у тому, що інформація про кожну проведену через нього операцію передається до податкових органів. Такий чек підтверджує факт продажу товару або послуги та реєструється у фіскальній системі в режимі реального часу.

Його головна функція — забезпечити прозорість розрахунків між підприємцем і покупцем, а також гарантувати дотримання податкового законодавства.

На відміну від товарного чека, фіскальний чек має чітко визначену юридичну силу та є основним підтвердженням здійснення розрахункової операції для цілей оподаткування як продавця, так і покупця (наприклад, для підтвердження витрат). Більше ви можете дізнатися про те, як автоматизувати видачу чеків та спростити роботу на сторінці Фіскалізація та Програмний РРО — там усе просто й зрозуміло.

Вимоги до фіскального чека

На відміну від товарного чека, вимоги до фіскального чека чітко регламентуються законодавством. Відсутність або неправильне зазначення хоча б одного з обов’язкових реквізитів може призвести до штрафних санкцій для продавця. Обов’язковими реквізитами фіскального чека є:

1. Найменування суб’єкта господарювання (продавця).
2. Податковий номер платника ПДВ (якщо продавець є платником ПДВ).
3. Індивідуальний податковий номер платника єдиного податку (якщо продавець є платником єдиного податку).
4. Фіскальний номер РРО або програмного РРО.
5. Заводський номер РРО (для апаратних РРО).
6. Логотип виробника РРО (для апаратних РРО).
7. Найменування та код товару (послуги).
8. Кількість, ціна за одиницю та загальна вартість кожного найменування товару (послуги).
9. Ставка ПДВ (для платників ПДВ).
10. Сума ПДВ (для платників ПДВ).
11. Загальна сума розрахунку.
12. Форма оплати (готівка, платіжна картка тощо).
13. Фіскальний номер чека.
14. Дата та час проведення розрахункової операції.
15. QR-код (для програмних РРО та деяких моделей апаратних РРО).
16. Напис “ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК”.

Ось наведено приклад фіскального чека: 

Як правильно оформити фіскальний чек?

Оформлення фіскального чека відбувається автоматично через зареєстрований РРО/ПРРО під час проведення розрахункової операції. Продавець повинен:

1. Забезпечити належну реєстрацію та справність РРО/ПРРО.
2. Вносити коректні дані про товари (послуги), їхню кількість та ціну.
3. Проводити кожну розрахункову операцію через РРО/ПРРО.
4. Видавати надрукований фіскальний чек покупцеві обов’язково.
5. Зберігати z-звіти та інші фіскальні документи відповідно до законодавства.
6. Покупець, у свою чергу, має право вимагати від продавця видачі фіскального чека після здійснення оплати.

Коли який чек використовувати?

Розуміння різниці між товарним та фіскальним чеками є ключовим для ведення законної підприємницької діяльності. Ось основні випадки використання кожного з них:

Фіскальний чек є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції готівкою або з використанням платіжних карток (за деякими винятками, визначеними законодавством). Він є основним підтвердженням продажу для податкових органів.

Товарний чек може використовуватися додатково до фіскального чека для деталізації переліку товарів (послуг), особливо якщо їх багато позицій або необхідно вказати артикули, серійні номери тощо. У такому випадку на фіскальному чеку зазвичай зазначається загальна сума, а детальний перелік наводиться в товарному чеку.

У деяких випадках, коли використання РРО не є обов’язковим (згідно із законодавством), може видаватися лише товарний чек на вимогу покупця. Однак слід пам’ятати, що такий чек не має фіскальної сили та не передається до податкових органів. Наприклад:

1. Підприємець-ФОП без РРО: Товарний чек
2. Підприємець-ФОП з РРО або ПРРО: Фіскальний чек
3. Магазин, кафе, ресторан: Фіскальний чек
4. Онлайн-продаж із доставкою (без РРО): Товарний чек (як виняток)
5. Онлайн-продаж із оплатою карткою + РРО: Фіскальний чек (електронний чек)

ТОП-7 помилок при роботі з фіскальними чеками

Фіскальний чек — не просто папірець, а юридичний документ, що підтверджує операцію між продавцем і покупцем. Робота з фіскальними чеками вимагає точності та відповідальності. Навіть незначна помилка може призвести до штрафів або втрати довіри клієнтів. Розгляньмо найпоширеніші з них:

1. Відсутність зв’язку з РРО

Чек пробитий, але не переданий до фіскального сервера? Це серйозне порушення. Такий чек не вважається фіскальним — ви порушуєте закон навіть несвідомо. Причина часто — поганий інтернет або технічні збої, які треба вчасно фіксувати.

2. Помилки в даних покупця

Неправильне ім’я, ІПН або адреса покупця (особливо в B2B-сегменті) — це підстава є теж порушенням. Клієнт не зможе провести чек у своїй бухгалтерії, а ви отримаєте претензію або повернення. Завжди перевіряйте правильність введених даних.

3. Нечитабельний QR-код

На друкованому чеку QR-код не сканується через слабку якість друку або стирання. QR-код має бути чітким і сканованим. Якщо він розмитий або обірваний — перевірка чека через ДПС буде неможлива, а сам чек може бути визнаний недійсним. Можете дізнатися більше про те, як зробити QR меню у нас в блозі. 

4. Невідповідність сум

Сума, зазначена в чеку, не збігається з реальною оплатою — наприклад, через неправильну знижку або вручну введену суму. Розбіжність між загальною сумою на чеку і реальною оплатою — часта причина податкових спорів. Важливо контролювати коректність цін, знижок та нарахувань ПДВ у системі обліку.

5. Ігнорування електронних чеків

Деякі підприємці досі вважають, що фіскальний чек обов’язково має бути паперовим. Насправді електронний чек (з QR-кодом або посиланням на фіскальний сервер) — повноцінний документ, що має ту саму юридичну силу.

6. Порушення термінів зберігання

Фіскальні чеки потрібно зберігати не менше 1095 днів (3 роки), навіть у разі електронної форми. Багато хто нехтує цим, що унеможливлює підтвердження операцій при перевірках. Архівуйте чеки у CRM або зберігайте копії у хмарі/на сервері — це зручно і безпечно.

7.  Пробиття чека на неправильну касу або ФОП

У великих компаніях із кількома торговими точками бувають випадки, коли чеки реєструються на невірного суб’єкта — наприклад, на іншу касу або ФОП. Це порушення податкової дисципліни.

ТОП-6 помилок при роботі з товарними чеками

Товарний чек, хоч і здається простим документом, може стати причиною проблем.  Багато підприємців припускаються помилок, які знижують юридичну силу чека або викликають непорозуміння з клієнтами. Щоб уникнути непорозумінь з покупцями та органами контролю, ознайомтеся з шістьма найпоширенішими помилками при роботі з товарними чеками:

1. Відсутність обов’язкових реквізитів

Як ми вже з’ясували, товарний чек має містити певний перелік обов’язкових даних. Найчастішою помилкою є відсутність найменування продавця, ідентифікаційного коду, дати видачі, переліку товарів, цін, загальної суми або підпису продавця. Чек без цих реквізитів фактично не підтверджує факт купівлі-продажу та може бути визнаний недійсним. Це може ускладнити повернення товару покупцем або стати проблемою для продавця при внутрішньому обліку.

2. Неправильний опис товару

Зазначення в чеку загальних назв товарів замість конкретних найменувань або артикулів – ще одна поширена помилка. Це може призвести до плутанини при поверненні товару, виявленні невідповідності або при обліку продажів. Детальний опис товару допомагає уникнути непорозумінь як з покупцем, так і всередині підприємства.

3. Використання товарного чеку замість фіскального

Одна з найсерйозніших помилок – це видача товарного чеку замість фіскального чека при обов’язковому застосуванні РРО/ПРРО. Це є порушенням закону і загрожує штрафами з боку ДПС. Важливо чітко розуміти, в яких випадках необхідно використовувати фіскальний чек, а коли товарний може бути лише доповненням або (у виняткових випадках) самостійним документом.

4. Відсутність чеку при поверненні товару

Покупець має право на повернення або обмін товару протягом встановленого терміну, і товарний чек є одним з основних документів, що підтверджують факт купівлі. Відмова у прийнятті повернення через відсутність чека (якщо покупець його надає) є порушенням прав споживачів. Продавець повинен прийняти товар назад при наявності чека та здійснити повернення коштів відповідно до законодавства.

5. Друк на звичайному папері

Товарні чеки, як правило, друкуються на спеціальному чековому папері, який забезпечує кращу збереженість інформації. Використання звичайного паперу є непрактичним, оскільки текст на ньому швидко вицвітає та може бути пошкоджений. Крім того, такий чек може виглядати менш офіційно та викликати сумніви у покупця щодо його дійсності.

6. Порушення термінів зберігання

Хоча вимоги до зберігання товарних чеків можуть бути менш жорсткими, ніж до фіскальних, недотримання встановлених внутрішніми правилами термінів зберігання може ускладнити ведення обліку та вирішення спірних ситуацій. Рекомендується зберігати копії товарних чеків протягом певного періоду, встановленого обліковою політикою підприємства.

Як перевірити чек?

Перевірка чека є важливим етапом як для покупця, щоб переконатися у правильності розрахунку, так і для продавця, щоб уникнути помилок та проблем з обліком. Щоб уникнути підробок, кожен покупець може фіскальний чек перевірити на сайті податкової служби.Ось основні способи перевірки чеків:

Для покупців така послідовність перевірки:

1. Візуальна перевірка одразу після отримання:
2. Звірте найменування товарів, кількість та ціни з фактично придбаними.
3. Переконайтеся, що загальна сума відповідає сумі до оплати.
4. Перевірте наявність обов’язкових реквізитів (особливо на фіскальному чеку).
5. Якщо вас цікавить як перевірити фіскальний чек, варто скористатися офіційними сервісами. Перевірити справжність документа можна за номером фіскального чеку через офіційний онлайн-сервіс. Перевірка фіскального чека онлайн: У багатьох країнах існують онлайн-сервіси державних податкових служб, які дозволяють перевірити легальність та достовірність фіскального чека за його номером та іншими даними (наприклад, фіскальним номером РРО). В Україні ви можете скористатися сервісом від Державної податкової служби.
6. Збереження чека: Зберігайте чек протягом гарантійного терміну на товар або терміну надання послуги. Він буде необхідний у разі повернення, обміну або виникнення претензій.
7. Якщо виникли сумніви щодо справжності документа, радимо фіскальний чек перевірити одразу після отримання.

Послідовність перевірки для продавців:

1. Перевірка Z-звіту: Після закриття зміни обов’язково перевіряйте Z-звіт на відповідність проведених через РРО/ПРРО операцій.
2. Звірка з первинними документами: Періодично звіряйте дані фіскальних чеків з іншими первинними документами (накладними, актами тощо).
3. Використання програмного забезпечення для обліку: Сучасні POS-системи автоматизують процес формування та обліку чеків, мінімізуючи ризик помилок.
4. Перед видачею клієнту переконайтесь, що всі реквізити фіскального чеку заповнені коректно — це запорука законності операції.

Як Skyservice спрощує роботу з фіскальними чеками

Видача фіскальних чеків — обов’язок, який може перетворитися на головний біль без належної автоматизації.  Завдяки Skyservice POS-терміналу процес видачі фіскальних чеків відбувається всього в кілька кліків — система автоматично формує чек, передає дані до ДПС та зберігає копію в хмарному архіві. Ось деякі переваги використання Skyservice для роботи з фіскальними чеками:

1. Інтеграція з РРО/ПРРО: Skyservice POS легко інтегрується з різними моделями фіскальних реєстраторів та програмними РРО, забезпечуючи автоматичну передачу даних до податкових органів та друк фіскальних чеків відповідно до законодавства.

2. Автоматичне формування чеків: Skyservice автоматично формує розрахунковий чек відповідно до вимог законодавства, включаючи всі обов’язкові реквізити. Система автоматично формує фіскальні чеки при проведенні продажу, мінімізуючи ризик людської помилки при введенні даних.

3. Відповідність законодавству: Skyservice постійно оновлюється відповідно до змін у законодавстві щодо застосування РРО/ПРРО, що гарантує відповідність ваших чеків усім вимогам.
4. Зручне зберігання та облік чеків: Усі фіскальні чеки зберігаються в електронному вигляді в хмарній системі, що полегшує їхній облік, пошук та аналіз.
5. Можливість відправки електронних чеків: Skyservice POS дозволяє відправляти електронні копії фіскальних чеків на електронну пошту або месенджери покупців, що є зручним та екологічним рішенням.

6. Аналітика продажів: Система надає детальну аналітику продажів на основі фіскальних даних, що допомагає приймати обґрунтовані бізнес-рішення.

Для кого підійде Skyservice POS?

Skyservice POS – це універсальне рішення, яке підійде для широкого спектра підприємств, які здійснюють розрахункові операції та зобов’язані використовувати РРО/ПРРО. Це можуть бути: 

1. Роздрібні магазини: Незалежно від розміру та асортименту товарів.
2. Малі бізнеси, стартапи, інтернет-магазини: Не має значення, чи ви тільки починаєте, чи вже маєте постійних клієнтів — система допоможе звести всю операційну діяльність в один зрозумілий інтерфейс. Ознайомтесь із усіма можливостями: програма для ведення бізнесу
3. Кафе, ресторани, бари: Система ідеально адаптована для сфери громадського харчування. Вона дозволяє керувати замовленнями, обліком товарів, персоналом та фінансами в одному інтерфейсі. Можете детальніше дізнатися про автоматизацію ресторану на нашому сайті. 
4. Салони краси, перукарні: Для обліку наданих послуг та розрахунку з клієнтами.
5. Автосервіси, СТО: Для оформлення замовлень та видачі чеків на виконані роботи та запчастини.
6. Skyservice також підтримує автоматизацію клініки: облік пацієнтів, запис на прийом, аналітика доходів і витрат, складські залишки медикаментів — усе під контролем.
7. ФОП на спрощеній системі оподаткування (у випадках, коли використання РРО є обов’язковим).

Висновок

Фіскальні та товарні чеки — важлива частина бізнес-процесів, що впливають не лише на обслуговування клієнтів, а й на дотримання вимог законодавства. Помилки в оформленні чеків можуть призвести до штрафів, втрати репутації та навіть проблем із податковими органами. Товарний чек ФОП зразок часто використовують підприємці при безготівкових розрахунках або в разі роботи без РРО, проте варто пам’ятати, що не фіскальний чек — це документ, який не фіксується в податковій системі. Також з розвитком технологій усе більше бізнесів переходять на фіскальний чек онлайн, що забезпечує зручність і відповідність чинному законодавству. Саме тому варто звернути увагу на автоматизовані рішення, які допомагають уникати ризиків. 

Сучасні POS-системи, такі як Skyservice, значно спрощують роботу з фіскальними чеками, автоматизуючи процеси, мінімізуючи помилки та забезпечуючи відповідність законодавству. Використання таких інструментів дозволяє підприємцям зосередитися на розвитку свого бізнесу, не витрачаючи зайвий час та зусилля на рутинні операції з чеками.

Обирайте розумну автоматизацію, яка економить час, знижує навантаження на персонал та дозволяє зосередитись на головному — якості послуг і зростанні вашого бізнесу.

З повагою Skyservice POS!