Бухгалтерський облік ресторану в Україні: що потрібно знати власнику

Відкрити ресторан — це лише половина справи. Щоб заклад приносив прибуток, а не штрафи від податкової, потрібно тримати під контролем бухгалтерію. Проблема в тому, що ресторанний бізнес має одну з найскладніших систем обліку серед усіх видів підприємництва: тут і облік швидкопсувних продуктів, і фіскалізація розрахунків, і специфіка нарахування зарплат із чайовими, і щоденні касові операції.

За даними Держстату, у 2025 році в Україні працювало понад 62 000 закладів громадського харчування. При цьому понад 30 % із них отримували штрафи або донарахування через помилки в обліку. Якщо ви власник ресторану чи кафе, розуміння основ бухгалтерії — це не опція, а необхідність для виживання бізнесу.

У цьому гайді розберемо покроково, як влаштований бухгалтерський облік ресторану в Україні: від вибору організаційної форми до конкретних рахунків, документів та термінів подання звітності. Ви дізнаєтесь, які документи потрібно зберігати обов’язково, як правильно обліковувати продукти та виручку, скільки коштує бухгалтерське обслуговування і як автоматизація допомагає зекономити час та гроші.

Бухгалтерський vs управлінський облік: у чому різниця

Перед тим як заглиблюватися в деталі, важливо розрізняти два типи обліку, які існують у будь-якому ресторані.

Бухгалтерський облік — це обов’язкова за законом система фіксації всіх господарських операцій. Його ведуть для податкової, і він регулюється Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та національними П(С)БО.

Управлінський облік — це внутрішній інструмент для прийняття рішень. Його ведуть для себе: щоб розуміти фудкост, рентабельність кожної страви, ефективність персоналу.

Критерій	Бухгалтерський облік	Управлінський облік
Обов’язковість	Так, за законом	Ні, добровільно
Для кого	Податкова, інвестори, банки	Власник, менеджмент
Регулювання	П(С)БО, ПКУ	Внутрішні правила
Деталізація	Стандартна (за рахунками)	Будь-яка (за стравами, зонами, змінами)
Періодичність	Щоденно + звітні періоди	У режимі реального часу
Відповідальність за порушення	Штрафи, донарахування	Немає
Документи	Первинні документи, регістри	Внутрішні звіти, дашборди

На практиці більшість ресторанів ведуть обидва типи обліку. Бухгалтерський — щоб бути в рамках закону, управлінський — щоб бізнес був прибутковим. Ідеальна ситуація — коли обидва обліки інтегровані в одну систему, і дані вводяться один раз.

Організаційні форми та їх вимоги до обліку

Спосіб ведення обліку залежить від того, як зареєстрований ваш заклад. Розглянемо три основні варіанти.

ФОП 2 групи

Хто підходить: невеликі кафе та кав’ярні з оборотом до 7 211 598 грн на рік (у 2026), без найманих працівників (до 10 осіб).

Облік:
– Ведення книги обліку доходів (форма затверджена наказом Мінфіну)
– Єдиний податок: фіксована ставка (до 20 % мінімальної зарплати, тобто до 1 729,40 грн/міс у 2026)
– ЄСВ: мінімальний внесок (22 % від мінімальної зарплати)
– Декларація: раз на рік (до 9 лютого наступного року)
– ПРРО обов’язковий при розрахунках із покупцями

Переваги: мінімум звітності, фіксований податок. Недоліки: обмеження за кількістю працівників та оборотом.

ФОП 3 групи

Хто підходить: більшість ресторанів і кафе з оборотом до 10 091 049 грн на рік (у 2026).

Облік:
– Книга обліку доходів (неплатники ПДВ) або книга обліку доходів та витрат (платники ПДВ)
– Єдиний податок: 5 % від доходу (неплатник ПДВ) або 3 % + ПДВ (платник ПДВ)
– ЄСВ: мінімальний внесок
– Декларація: щоквартально
– ПРРО обов’язковий

Переваги: можна наймати будь-яку кількість працівників, простіша звітність ніж у ТОВ. Недоліки: податок від обороту, а не від прибутку.

ТОВ (загальна система)

Хто підходить: великі ресторани, мережі, заклади з інвесторами, франшизи.

Облік:
– Повний бухгалтерський облік за П(С)БО або МСФЗ
– План рахунків: усі 9 класів
– Податок на прибуток: 18 % від прибутку
– ПДВ: обов’язкова реєстрація при обороті від 1 000 000 грн
– Фінансова звітність: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів
– Декларація з податку на прибуток: щоквартально або щорічно
– ПРРО обов’язковий

Переваги: податок від прибутку (можна списувати витрати), привабливість для інвесторів, необмежений оборот. Недоліки: найскладніша звітність, потреба у штатному бухгалтері.

Первинні документи ресторану: повний перелік

Первинні документи — це фундамент обліку. Без них будь-яка операція вважається такою, що не відбулася. Для ресторану перелік первинних документів значно ширший, ніж для звичайного магазину.

Документи на закупівлю

• Видаткова накладна — основний документ, що підтверджує отримання товарів від постачальника. Повинна містити: назву товару, кількість, ціну, суму, дані постачальника та покупця, підписи.
• Товарно-транспортна накладна (ТТН) — обов’язкова при доставці товарів транспортом. Без ТТН перевезення вважається незаконним, і ваш постачальник може отримати штраф.
• Рахунок-фактура — документ для оплати, не є первинним, але необхідний для обліку розрахунків.
• Податкова накладна — виписується постачальником-платником ПДВ. Реєструється в ЄРПН. Без зареєстрованої податкової накладної ви не зможете включити ПДВ у податковий кредит.

Документи на списання та рух товарів

• Акт списання — фіксує продукти, що списуються через закінчення терміну придатності, псування, бій, природні втрати. Підписується комісією (мінімум 3 особи).
• Накладна на внутрішнє переміщення — при передачі продуктів зі складу на кухню, з кухні в бар тощо.
• Технологічна картка (калькуляційна картка) — нормативний документ на кожну страву меню. Містить перелік інгредієнтів, їх вагу брутто/нетто, вихід готової страви, собівартість.
• Акт контрольного проробітку — складається при розробці нової страви для визначення фактичних норм витрат.

Інвентаризаційні документи

• Інвентаризаційний опис — результат фактичного підрахунку залишків на складі та кухні.
• Порівняльна відомість — зіставлення фактичних залишків з даними обліку. Фіксує лишки та нестачі.
• Акт результатів інвентаризації — підсумковий документ із рішенням щодо виявлених розбіжностей.

Інвентаризація в ресторані має проводитися не рідше одного разу на місяць, а для барної продукції — щотижня. Це не лише вимога закону, а й інструмент контролю крадіжок та псування.

Касові документи

• Прибутковий касовий ордер (ПКО) — оформлює надходження готівки в касу.
• Видатковий касовий ордер (ВКО) — оформлює видачу готівки з каси.
• Касова книга — реєстр усіх касових операцій за день.
• Z-звіт (денний фіскальний звіт) — обов’язковий документ ПРРО, що фіксує підсумки роботи каси за зміну. Формується автоматично при закритті зміни.

Облік продуктів: сировина, напівфабрикати, готова продукція

Ресторанний облік продуктів — це одна з найскладніших ділянок, адже тут потрібно відстежувати перетворення сировини в готову страву.

Рахунки бухгалтерського обліку

Для ресторанів використовуються три ключові рахунки:

Рахунок 20 «Виробничі запаси» — тут обліковують сировину та матеріали, які надійшли на склад: м’ясо, овочі, спеції, олія тощо. Субрахунок 201 «Сировина й матеріали» — найпоширеніший.

Рахунок 23 «Виробництво» — тут формується собівартість страв у процесі приготування. Коли продукти передаються зі складу на кухню, вони переміщуються з рахунку 20 на рахунок 23. Тут же враховуються витрати на оплату праці кухарів та накладні витрати.

Рахунок 26 «Готова продукція» — готові страви, які ще не продані. У ресторанній практиці цей рахунок використовується рідше, бо більшість страв готуються «на замовлення». Але для кондитерських виробів, заготовок, напівфабрикатів на продаж — він актуальний.

Як рухаються продукти в обліку

1. Закупівля: Дт 20 — Кт 63 (отримали продукти від постачальника)
2. Передача на кухню: Дт 23 — Кт 20 (списали продукти у виробництво)
3. Готова страва: Дт 26 — Кт 23 (оприбуткували готову продукцію)
4. Продаж: Дт 90 — Кт 26 (списали собівартість проданої страви)

Метод обліку: ФІФО

Для ресторанів рекомендований метод ФІФО (first in — first out): продукти, що надійшли першими, списуються першими. Це логічно, адже працює принцип ротації: спочатку використовують продукти з коротшим терміном придатності.

Фудкост і контроль собівартості

Фудкост (food cost) — це відсоток собівартості продуктів у ціні страви. Нормальний фудкост для ресторану — 25-35 %, для кав’ярні — 15-25 %, для бару — 18-28 %.

Формула: Фудкост = (Собівартість продуктів / Виручка) x 100 %

Щоб контролювати фудкост, потрібно:
– Точні технологічні картки з актуальними цінами
– Регулярна інвентаризація
– Аналіз відхилень (різниця між нормативним і фактичним списанням)
– Контроль порційності

Облік виручки: каса, ПРРО, безготівкова оплата

Виручка — це головний показник для податкової, тому його облік має бути бездоганним.

Готівкові розрахунки

Кожен готівковий розрахунок із відвідувачем повинен проводитися через ПРРО з видачею фіскального чека. Це стосується і оплати карткою через POS-термінал — чек потрібен завжди.

Наприкінці робочої зміни касир формує Z-звіт, який фіксує:
– Загальну суму продажів за зміну
– Кількість чеків
– Суму повернень
– Розбивку за формами оплати (готівка, картка)

Z-звіт передається автоматично до серверів ДПС. Зберігати його потрібно разом з іншими первинними документами протягом 1095 днів (3 роки).

Безготівкова оплата

Оплата банківськими картками через POS-термінал або QR-код також фіксується в ПРРО. Важливо: сума, що зараховується на розрахунковий рахунок від банку-еквайера, буде меншою на суму еквайрингової комісії (зазвичай 1,5-2,5 %).

У бухгалтерському обліку:
– Дт 311 (розрахунковий рахунок) — сума за вирахуванням комісії
– Дт 93 (витрати на збут) — сума комісії еквайера
– Кт 70 (дохід від реалізації) — повна сума продажу

Часті помилки з виручкою

• Не проводити через ПРРО оплату за бронювання чи депозит
• Забувати формувати Z-звіт при закритті зміни
• Не відображати чайові, що проходять через касу, як дохід
• Розбіжності між Z-звітом і фактичним залишком готівки в касі

Облік заробітної плати

У ресторанному бізнесі зарплатний облік має свої особливості: графіки змін, почасова оплата, чайові, штрафні санкції.

Структура нарахувань

Заробітна плата в ресторані зазвичай складається з:
– Оклад або ставка — фіксована частина. Мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн.
– Доплати за нічні зміни — не менше 20 % тарифної ставки (ст. 108 КЗпП).
– Доплата за роботу у вихідні та святкові — подвійна оплата (ст. 107 КЗпП).
– Премії — за виконання плану, високий середній чек тощо.

Податки та збори із зарплати

З кожної зарплати утримуються та нараховуються:

Податок/збір	Ставка	Хто платить	Куди
ПДФО	18 %	Утримується із зарплати працівника	Бюджет
Військовий збір	5 %	Утримується із зарплати працівника	Бюджет
ЄСВ	22 %	Нараховується зверху на зарплату (платить роботодавець)	Пенсійний фонд

Приклад: Зарплата працівника — 15 000 грн.
– ПДФО: 15 000 x 18 % = 2 700 грн
– Військовий збір: 15 000 x 5 % = 750 грн
– На руки: 15 000 – 2 700 – 750 = 11 550 грн
– ЄСВ (платить заклад): 15 000 x 22 % = 3 300 грн
– Загальні витрати закладу на цього працівника: 15 000 + 3 300 = 18 300 грн

Чайові та їх облік

Чайові, які клієнт залишає готівкою офіціанту особисто, не є доходом закладу і зазвичай не проводяться через бухгалтерський облік (хоча формально працівник повинен задекларувати їх самостійно).

Чайові, які додаються до рахунку та проходять через касу/ПРРО, є доходом закладу. Якщо вони потім виплачуються офіціанту — це частина його заробітної плати, з якої утримуються ПДФО, ВЗ та нараховується ЄСВ.

Розрахункові листи

Роботодавець зобов’язаний видавати кожному працівнику розрахунковий лист при виплаті зарплати. У ньому мають бути:
– Нарахована сума (оклад + доплати + премії)
– Утримання (ПДФО, ВЗ)
– Сума до виплати
– Кількість відпрацьованих годин/змін

Податковий календар: коли і що подавати

Пропуск термінів подання звітності — це штрафи. Ось головні дедлайни для ресторанного бізнесу.

ФОП 2 групи

Звіт	Термін	Примітка
Декларація платника ЄП	До 9 лютого (за попередній рік)	Річна
Сплата ЄП	Щомісяця до 20 числа	Авансовий внесок
Сплата ЄСВ	Щоквартально до 19 числа місяця після кварталу	За себе

ФОП 3 групи

Звіт	Термін	Примітка
Декларація платника ЄП	Протягом 40 днів після закінчення кварталу	Щоквартально
Сплата ЄП	Протягом 10 днів після граничного строку подання декларації	5 % або 3 % + ПДВ
Декларація з ПДВ	До 20 числа місяця після звітного	Щомісяця (якщо платник ПДВ)
Сплата ПДВ	Протягом 10 днів після граничного строку подання
ЄСВ (за найманих)	До 20 числа місяця після звітного	Щомісяця

ТОВ (загальна система)

Звіт	Термін	Примітка
Декларація з податку на прибуток	Протягом 60 днів після закінчення року	Річна (якщо дохід до 40 млн грн)
Декларація з ПДВ	До 20 числа місяця після звітного	Щомісяця
Фінансова звітність	Разом з декларацією з прибутку	Баланс + звіт
Звіт з ЄСВ	До 20 числа місяця після звітного	Щомісяця
Звіт 4ДФ	Протягом 40 днів після кварталу	Про утримані податки із зарплат
Статистична звітність	За календарем Держстату	Залежить від виду діяльності

Вартість бухгалтерського обслуговування

Скільки коштує вести бухгалтерію ресторану? Розглянемо три варіанти.

Самостійний облік (власник)

Вартість: 0 грн (тільки ваш час)
Підходить для: ФОП 2 групи з мінімальними операціями
Ризики: висока ймовірність помилок, пропущені терміни, штрафи

Цей варіант реалістичний тільки для маленької кав’ярні на 2 групі ФОП, де мінімум звітності. Для 3 групи та ТОВ — категорично не рекомендується.

Аутсорс-бухгалтер

Вартість: 3 000 — 8 000 грн/місяць
Підходить для: ФОП 3 групи, невеликі ТОВ
Що входить: ведення обліку, подання звітності, нарахування зарплат, консультації

Ціна залежить від:
– Системи оподаткування (ФОП простіше, ТОВ дорожче)
– Кількості працівників (кожен +200-500 грн/міс)
– Наявності ПДВ (+1 000-2 000 грн/міс)
– Кількості операцій

Штатний бухгалтер

Вартість: 15 000 — 25 000 грн/місяць (+ ЄСВ зверху)
Підходить для: ТОВ з великим оборотом, мережі ресторанів
Переваги: постійна присутність, глибоке знання специфіки закладу, оперативне вирішення питань

Реальна вартість: якщо зарплата бухгалтера 20 000 грн, то з ЄСВ роботодавець платить 24 400 грн/міс, а це 292 800 грн/рік. Для одного закладу з оборотом до 3-5 млн грн на рік — надмірна витрата. Аутсорс буде в 3-4 рази дешевшим.

Бухгалтерське програмне забезпечення

Вести облік ресторану на папері у 2026 році — це шлях до хаосу. Ось основні програми, якими користуються українські ресторатори.

1С / BAS — чому від них варто відмовитися

1С та її похідна BAS — ПЗ російського походження, внесене до державного переліку забороненого софту, пов’язаного з країною-агресором. Держава прирівнює BAS до 1С через залежність від російської платформи: для держсектору — пряма заборона, для бізнесу — сигнал переходити на українські рішення. Замість застарілих локальних програм із окремим бухгалтером для рутини бізнес обирає Skyservice POS — український хмарний облік каси, товарів і фінансів.

M.E.Doc

Програма для подання електронної звітності до податкової. Фактично обов’язкова — саме через неї подаються декларації, ПДВ-звітність, ЄСВ-звіти. Вартість — від 3 000 грн/рік.

Дія

Для ФОП — безкоштовна подача декларацій через застосунок Дія. Підходить для 2 та 3 групи без ПДВ. Зручний варіант для мікробізнесу. Через Дію можна також сплатити єдиний податок та ЄСВ, сформувати виписку, перевірити борги перед бюджетом. Для ТОВ функціонал обмежений — повну звітність через Дію подати не вдасться.

POS-система з інтеграцією

Сучасні POS-системи, такі як Skyservice, суттєво спрощують облік, автоматизуючи рутинні операції. Замість ручного перенесення даних з каси в бухгалтерську програму, POS-система автоматично формує:
– Z-звіти та передає їх до ДПС
– Звіти про виручку в розрізі форм оплати
– Дані про списання продуктів на підставі технологічних карток

Це значно зменшує кількість ручної роботи та мінімізує помилки.

Як POS-система спрощує бухгалтерський облік

Окремо варто розглянути, яким чином автоматизація через POS-систему впливає на бухгалтерію ресторану. Це не просто каса — це центральний елемент облікової системи.

Автоматичні Z-звіти

При закритті кожної зміни POS-система формує Z-звіт і передає його до серверів ДПС через вбудований ПРРО. Бухгалтеру не потрібно вручну перевіряти суми — все фіксується автоматично.

Складський облік у реальному часі

Коли офіціант закриває замовлення, система автоматично списує інгредієнти зі складу на основі технологічних карток. Ви бачите актуальні залишки в будь-який момент, а бухгалтер отримує готові дані для проводок.

Розрахунок собівартості

POS-система з актуальними закупівельними цінами та техкартками автоматично розраховує собівартість кожної страви. Бухгалтеру залишається лише звірити дані з результатами інвентаризації.

Контроль інвентаризації

Автоматизована інвентаризація через POS-систему дозволяє порівняти фактичні залишки з обліковими за кілька хвилин. Розбіжності видно одразу, і бухгалтер може оперативно оформити акти списання або оприбуткування лишків.

У Skyservice POS всі ці функції доступні в одному інтерфейсі — від каси до складського обліку. Це означає менше ручної роботи для бухгалтера і менше ризиків помилок.

Типові помилки бухгалтерського обліку в ресторанах

Навіть досвідчені ресторатори припускаються помилок, які обходяться дорого — і не лише в грошах, а й у витраченому часі та нервах. Ось сім найпоширеніших помилок, яких варто уникати з першого дня роботи закладу.

1. Відсутність технологічних карток

Без техкарток неможливо правильно списувати продукти. Податкова може визнати списання безпідставним і донарахувати податки. Кожна страва меню повинна мати калькуляційну картку.

2. Нерегулярна інвентаризація

Якщо ви проводите інвентаризацію раз на квартал, а не щомісяця, ви втрачаєте контроль над реальними залишками. Нестачі накопичуються, крадіжки непомітні, собівартість розраховується неправильно.

3. Змішування особистих і бізнес-фінансів

Класична помилка ФОП: оплата особистих витрат з бізнес-рахунку та навпаки. Це ускладнює облік та може призвести до проблем при перевірці.

4. Неправильний облік списань

Продукти списуються без актів, без комісії, без обґрунтування. При перевірці податкова може кваліфікувати такі списання як безоплатну передачу і донарахувати ПДВ та податок на прибуток.

5. Ігнорування еквайрингової комісії

Власники забувають, що сума на розрахунковому рахунку від карткових платежів менша, ніж сума продажу. Різниця — це витрати на еквайринг, які потрібно відображати окремо.

6. Зарплата «в конвертах»

Виплата частини зарплати неофіційно — це не тільки порушення КЗпП та ПКУ, а й ризик штрафів до 10 мінімальних зарплат за кожного працівника (80 000 грн у 2026). Крім того, Держпраці активно перевіряє саме сферу HoReCa, і ресторани — серед перших у списку ризикових підприємств. Працівник, звільнений з конфліктом, може подати скаргу — і тоді перевірка неминуча.

7. Пропуск термінів звітності

Штраф за несвоєчасне подання декларації — 340 грн за перше порушення, 1 020 грн за повторне протягом року. Штраф за несвоєчасну сплату ЄСВ — 20 % від несплаченої суми. Здавалося б, невеликі суми, але вони накопичуються.

Висновки

Бухгалтерський облік ресторану в Україні — це багатошарова система, яка вимагає уваги до деталей: від правильного оформлення накладної на закупівлю овочів до своєчасного подання квартальної декларації. Ігнорування обліку або ведення його «на коліні» рано чи пізно обертається штрафами, донарахуваннями та втратою контролю над фінансами.

Головні правила для власника ресторану:
– Оберіть організаційну форму, яка відповідає вашому обороту та планам
– Забезпечте наявність усіх первинних документів
– Проводьте інвентаризацію регулярно
– Не пропускайте терміни звітності
– Автоматизуйте облік за допомогою POS-системи та бухгалтерського ПЗ

Якщо ви хочете мінімізувати рутину і зосередитися на розвитку закладу, подумайте про автоматизацію з Skyservice. Коли каса, склад, ПРРО та аналітика працюють в одній системі — бухгалтеру потрібно значно менше часу на обробку даних, а ви отримуєте чітку картину фінансів свого бізнесу.